Cuándo hay que encargar los calendarios de empresa para 2027

Todos los años pasa lo mismo. A mediados de diciembre suena el teléfono y alguien pregunta si todavía llega a tiempo un calendario para repartir antes de Navidad. Casi nunca llega. Y no porque la imprenta vaya lenta, sino porque el calendario es el único trabajo de imprenta cuya fecha no se puede mover: un folleto que sale tarde sigue sirviendo, pero un calendario que llega el 20 de diciembre encuentra la pared de tu cliente ya ocupada por el de otro.

Así que la pregunta útil no es cuánto se tarda. Es cuándo hay que empezar.

La cuenta atrás, hacia atrás

La forma sensata de planificarlo es poner la fecha de entrega y restar.

Primera quincena de diciembre: entrega. Es cuando el calendario tiene que estar en manos de tu cliente. Más tarde, el sitio ya está cogido.

Primera quincena de noviembre: pedido cerrado. La producción son 20 días desde que apruebas la prueba digital, y a eso hay que sumarle el reparto. Si cierras el 10 de noviembre, llegas con margen. Si cierras el 1 de diciembre, no llegas.

Octubre: prueba digital y correcciones. Aquí es donde se va el tiempo que nadie cuenta. Revisar el PDF de la lámina, mandárselo a quien tiene que dar el visto bueno en tu empresa, que esa persona esté de vacaciones, corregir un teléfono. Dos semanas se van sin darte cuenta.

Septiembre: decisión. Qué formato, cuántas unidades, a quién va dirigido. Es el mes en el que más se busca este producto en España, y no es casualidad: es cuando las empresas vuelven y ordenan el gasto del último trimestre.

Si estás leyendo esto en agosto o septiembre, vas bien. Si es noviembre, todavía se puede, pero ya sin margen para cambiar de idea a mitad.

Qué se decide en septiembre y qué puede esperar

No hace falta tenerlo todo cerrado de golpe. Hay decisiones que condicionan el resto y otras que se pueden dejar para el final.

Lo que hay que decidir pronto, porque cambia el presupuesto entero:

• A quién se lo vas a dar. Es la decisión de la que dependen todas las demás. Un cliente de despacho usará un sobremesa; uno que está en obra no va a colgar nada, y el imán acaba en la nevera de su casa. Elegir mal el destinatario es la razón número uno por la que un calendario acaba en la papelera en enero.
• Cuántas unidades. La tirada mínima son 100, y el precio por unidad baja bastante según subes. Conviene contar de más: siempre aparecen diez personas a las que no habías previsto dárselo.
• El formato. De la tarjeta de bolsillo al calendario de pared de tres cuerpos hay mucha diferencia de coste y de presencia.

Lo que puede esperar a octubre: el diseño concreto de la lámina, las fotos que van en cada mes, y los textos. Eso se ajusta mientras tanto.

Los formatos, en una frase cada uno

Una guía rápida para la conversación de septiembre. Los formatos completos, con medidas y páginas, están en la página de calendarios publicitarios.

• Bolsillo. Cabe en la cartera. Para reparto amplio: comercio de calle, hostelería.
• Imán con faldilla. Va a la nevera de casa de tu cliente. El mejor para servicios que se llaman con urgencia: taller, clínica, fontanería.
• Adhesivo con faldilla. Lo mismo, pero donde el imán no pega: mostrador, cristal, maquinaria.
• Faldilla de pared. El clásico de cocina o almacén, y el más económico por unidad.
• Pared con wire-o. Cambia de imagen cada mes. Para empresas con fotos propias de producto o de proyectos.
• Sobremesa. Se queda en la mesa del despacho. Para contacto B2B habitual y visita comercial.

Cuatro cosas que casi nadie pregunta y luego dan problemas

Estas son las que suelen aparecer tarde, cuando ya no hay margen.

«Mi logo solo lo tengo en JPG.» Lo ideal es mandarlo vectorizado —un .ai, un .pdf o un .svg—, porque un archivo vectorial se amplía al tamaño que haga falta sin perder un ápice de definición: el mismo logo vale para una tarjeta de bolsillo y para un calendario de pared de 69 cm. Si lo tienes, este es el momento de buscarlo en el correo de quien te hizo la identidad corporativa.

Y si no lo tienes, no es un problema: mándalo en la mejor resolución que tengas. Con un JPG grande se trabaja perfectamente. Lo que no funciona es el logo pequeño sacado de la web o de una firma de correo, porque al ampliarlo al tamaño de la lámina llega pixelado a la impresión aunque en la pantalla del ordenador parezca correcto. En caso de duda, mándanos el archivo más pesado que encuentres y te decimos si sirve antes de empezar.

«¿Lleva los festivos de mi provincia o los genéricos de España?» Esto es lo que separa un calendario que se cuelga de uno que se cambia por otro. Un calendario con los festivos genéricos le vale a cualquiera; el que marca la feria de tu ciudad, el patrón local y los puentes reales de tu provincia es el que se queda en la pared, porque es el único que responde a lo que la gente le pregunta de verdad a un calendario. Se puede incluir; hay que pedirlo.

«¿Qué pasa si el teléfono está mal?» Que hay que reimprimir la tirada entera. No hay forma de corregir un dígito en 300 calendarios ya impresos. Antes de entrar en máquina recibes una prueba digital: un PDF con la lámina montada tal y como se va a imprimir. No se manda un ejemplar impreso de muestra, así que ese PDF es la última oportunidad de detectar un error, y conviene que alguien de tu empresa lea el teléfono, la web y la dirección en voz alta. Es el fallo más caro y el más frecuente.

«¿Puedo repetir el año que viene con el mismo diseño?» Sí, y sale más barato, porque el montaje de la lámina ya está hecho y solo cambia la rejilla de fechas. Merece la pena tenerlo en cuenta al decidir cuánto inviertes en el diseño la primera vez: no es un gasto de un año.

¿Y si me lo tengo que saltar todo y voy tarde?

Si estás en noviembre y aún no has empezado, el orden de prioridades cambia. Ve a un formato que no dependa de que reúnas material: una faldilla o un imán con tu logo y tus datos de contacto, sin fotos propias que haya que seleccionar y aprobar. Lo que come el tiempo no es la máquina, es la cadena de aprobaciones dentro de tu empresa.

Y si ya no llegas a diciembre, no fuerces la entrega en enero: un calendario que llega el día 8 se agradece igual de poco que uno que no llega. Es mejor guardar el presupuesto para otra cosa —un regalo de empresa sin fecha de caducidad— y plantear el calendario del año siguiente con tiempo, en septiembre.

En resumen

• Septiembre: decide destinatario, cantidad y formato.
• Octubre: diseño de la lámina y prueba digital revisada.
• Primera quincena de noviembre: pedido cerrado.
• Primera quincena de diciembre: entrega y reparto.
• Tirada mínima de 100 unidades y 20 días de producción desde que apruebas la prueba digital.

Si quieres ver los formatos con sus medidas, o que te digamos cuál encaja con quien va a recibirlo, está todo en la página de calendarios publicitarios.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que encargar los calendarios de empresa?

Para entregarlos en la primera quincena de diciembre, el pedido tiene que estar cerrado en la primera quincena de noviembre. La producción son 20 días desde que apruebas la prueba digital, y a eso hay que sumar el reparto.

¿Cuál es la tirada mínima de calendarios publicitarios?

100 unidades, y aplica a todos los formatos del catálogo.

¿Puedo incluir los festivos de mi provincia?

Sí. Se pueden incorporar los festivos locales y el santoral, y es lo que hace que un calendario se quede en la pared en lugar de sustituirse por otro.

¿Qué pasa si solo tengo el logo en JPG?

Se puede trabajar con él siempre que venga en la mejor resolución posible. Lo ideal es un archivo vectorial (.ai, .pdf o .svg), que se amplía a cualquier tamaño sin perder definición, pero un JPG grande sirve. El que no funciona es el logo pequeño sacado de la web o de una firma de correo: al ampliarlo al tamaño de la lámina llega pixelado a la impresión.